Manajemen Waktu

1.   Pengertian manajemen waktu

Manajemen merupakan suatu cara dalam mencapai suatu tujuan yang diinginkan, dengan manajemen yang baik diharapkan dapat mewujudkan tujuannya sesuai dengan yang diinginkan. Banyak ahli yang mengartikan manajemen sebagai suatu seni dan ada juga yang menyebutkan manajemen itu sebagai proses. Manajemen sebagai suatu seni bermakna adanya kemampuan atau ketrampilan individu. Sedangkan manajemen sebagai suatu proses bermakna yaitu suatu cara sistematis untuk melakukan pekerjaan (Edwin, 1980).

Lebih lanjut Edwin (1980), manajemen waktu adalah suatu ilmu dan seni yang mengatur pemanfaatan waktu secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu melalui unsur-unsur yang ada didalamnya. Searah dengan pendapat di atas, Lakein (2005), mengatakan bahwa  manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien untuk menunjang aktivitas. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, sedangkan efisien tidak lain mengandung dua makna, yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada.

Menurut Mulyana (2007), manajemen waktu adalah perbandingan antara rasio output dengan input yang akan menghasilkan produktifitas. Merencanakan kegiatan terlebih dahulu penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan melainkan memberikan pedoman dan arah bahkan pengawasan terhadap waktu. Kualitas manajamen waktu berpedoman kepada empat indikator, yaitu: tetap merencanakan, tetap mengorganisasikan, tetap menggerakkan, dan tetap melakukan pengawasan. Empat prinsip tersebut, applikatif dalam semua aktivitas. Variasi terjadi dalam kerumitan dan kecepatan setiap tahap dilakukan. Perencaaan jangka panjang jelas lebih rumit dan relatif lama dari perencanaan jangka pendek, bahkan karena begitu pendeknya dimungkinkan perencanaan begitu singkat yang berlangsung dalam hitungan detik.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen waktu adalah perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan terhadap waktu agar penggunaan waktu menjadi efisien dan efektif.

2.   Pedoman manajemen waktu

Menurut Feraliza (2005), mengatur waktu atau time management sangat penting untuk diterapkan, apalagi individu menyadari bahwa waktu sangat terbatas dalam sehari bahkan akan dapat saja berakhir sewaktu-waktu karena panggilan Tuhan (kematian), sedangkan tugas yang harus diselesaikan banyak sekali. Mempunyai pikiran untuk bagaimana mengatur atau memanajemeni waktu ini adalah pikiran yang sangat positif.

Lebih lanjut Feraliza (2005) menjelaskan bahwa sekarang ini banyak alat yang diciptakan untuk membantu individu dalam mengatur waktu.. Misalnya alat penunjuk waktu seperti jam, alat pengatur waktu seperti alarm. Alat  ini ada yang sederhana bahkan ada yang paling rumit hingga mampu mencatat waktu sepersekian detik. Terlepas dari alat-alat ini ada beberapa hal sederhana yang bisa dipakai untuk memanajemeni waktu, yang mungkin dapat dipakai sebagai patokan untuk mengatur waktunya, antara lain : a. ketahui kapan suatu tugas harus diselesaikan. Prinsipnya sederhana pertama adalah mengerjakan tugas berdasarkan prioritas, tahu kapan tugas itu harus diselesaikan. Luangkan waktu di pagi hari atau petang hari untuk menyusun  kembali rencana-rencana penyelesaian tugas, dan berpeganglah pada rencana-rencana itu; b. ketahui berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.  Tidak cukup hanya tahu kapan tugas itu harus diselesaikan tapi harus tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelasaikan tugas itu. Ini akan menuntun individu untuk bersikap realistis terhadap rencana dan tugas-tugasnya. Individu juga perlu
mempertimbangkan kemampuannya dan team kalau di dalam suatu  team dalam menyelesaikan tugas (keluarga juga merupakan satu team); c. jangan terpaku pada lama waktu yang direncanakan. Individu harus merencanakan untuk menyelesaikan tugas dalam waktu dua jam misalnya, maka jangan paku dirinya untuk menyelesaikannya dalam waktu tersebut. Jauh lebih baik jika berusaha untuk menyelesaikannya lebih cepat dan sisa waktu dapat digunakan untuk menyelesaikan tugas berikutnya; d. Individu tidak dapat mengerjakan dua tugas dalam satu waktu yang bersamaan. Salah satu kunci sederhana dalam manajemen waktu adalah fokus pada satu aktivitas. Individu tidak bisa mengerjakan dua tugas sekaligus dengan intensitas perhatian yang sama. Mungkin indivdiu merasa punya kemampuan, namun kenyataannya hanya bisa mengerjakan satu hal disatu waktu. Kemampuan multitasking sebenarnya merupakan salah satu seni melakukan delegasi tugas dan wewenang; e. tahan godaan untuk mengerjakan hal-hal yang kecil tapi menyita waktu. Disiplin untuk tetap mengerjakan apa yang telah diurutkan sesuai prioritas. Adakalanya individu akan tergoda untuk melakukan hal-hal yang kecil yang digunakan untuk refreshing (menyegarkan) pikiran kembali. Tetapi jangan sampai keterusan dan menyita lebih banyak waktu dan kembalilah segera ke tugas-tugasnya; f. keep it simple. Bersikap efisien, itu sama halnya dengan keep it simple. Tidak perlu menghabiskan waktu untuk merumit-rumitkan sesuatu. Jika suatu tugas atau pekerjaan bisa dibuat sederhana, mengapa harus dibuat rumit. Mudahkan saja, maka seseorang akan menemukan waktu lebih banyak lagi; g. gunakan alat bantu time management. Jangan ragu untuk menggunakan alat-alat manajemen waktu, seperi agenda, to do list, atau mendownload software time management yang ada disediakan secara gratis. Tetapi harus diingat bahwa alat-alat itu untuk membantu seseorang mengatur waktu bukan untuk menghabiskan waktunya; h. lokasikan waktu secara seimbang. Selama satu hari ini seimbangkanlah waktu untuk tugas-tugas rutin mengurus rumah tangga, sosial dan ibadah; i. evaluasi. Lakukan evaluasi apa yang telah dikerjakan dan selesaikan sehari ini sebelum tidur dan berjajnji untuk mengerjakan lebih baik lagi esok harinya; j. istirahat. Pergunakan waktu istirahat sebaik mungkin untuk mengembalikan stamina dan kebugaran tubuh.

Menurut Lakein (2007), ada beberapa cara untuk mengatur waktu dalam melakukan aktivitas sehari-hari. Membuat dan mengatur jadwal bertujuan untuk mengingatkan akan semua aktivitas yang akan dikerjakan. Adanya daftar kegiatan, seseorang akan tahu kapan batas waktunya (deadline). Deadline jelas akan membuat orang menjadi tegang. Usahakan agar mengerjakan sesuatu dengan tenang dan fokus, sehingga hasilnya pun bagus. Ada beberapa cara untuk mengatur waktu agar aktivitas berjalan dengan baik dan fokus, yaitu : a. sediakan waktu ekstra sekitar 30 menit dalam mengerjakan pekerjaan inti, seperti waktu belajar, waktu kerja dan sebagainya. Waktu ekstra ini akan membuat seseorang menjadi lebih maju dan unggul dibandingkan orang yang tidak mempunyai jadwal kegiatan; b. sisihkan waktu untuk tubuh agar tetap sehat dan bugar. Kondisi tubuh yang sehat sangat baik dalam menjalankan aktivitas yang padat; c. tulis lima ide yang berhubungan dengan akivitas anda setiap hari. Membiasakan diri menggunakan imajinasi kreatif berarti kesuksesan sudah ada di depan mata; d. buat analisa diri dan prestasi apa yang sudah dicapai, dengan begitu seseorang tahu berapa persen misi yang telah dicapainya.

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa dalam mengatur waktu harus memakai pedoman sebagai berikut : ketahui kapan suatu tugas harus diselesaikan, ketahui berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, jangan terpaku pada lama waktu yang direncanakan. individu tidak dapat mengerjakan dua tugas dalam satu waktu yang bersamaan, tahan godaan untuk mengerjakan hal-hal yang kecil tapi menyita waktu, keep it simple, gunakan alat bantu time management, lokasikan waktu secara seimbang, istirahat dan buat analisa diri dan prestasi apa yang sudah dicapai.

3.   Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan manajemen waktu

              Menurut Lakein (2007) ada beberapa hal yang menjadi faktor dalam manajemen waktu agar seseorang menjadi sukses dan berhasil dalam hidupnya, yaitu : a. Kontrol diri. Mengatur hidup memerlukan kontrol yang baik. Fungsi kontrol tersebut adalah membantu melancarkan seseorang dalam mencapai keinginan, disamping bermanfaat pula untuk menjadikan seseorang yang fleksibel dan spontan. Jangan menjadi orang yang bersifat overorganizer, yaitu orang yang suka membuat daftar kerja dan menyempurnakannya, tetapi tidak pernah melaksanakan sama sekali. Jangan menjadi orang yang overdoer, terus-menerus sibuk sampai tak punya waktu mengevaluasi aktivitasnya. Jangan menjadi orang yang time out yaitu orang yang teramat kaku dalam segala tindakan karena sangat terikat dengan waktu. Setiap penggunaan waktu sangatlah tergantung dari orientasi masing-masing individu. Setiap individu harus mempunyai pilihan teknik yang tepat, lantaran teknik atau saran yang baik bagi seseorang belum tentu baik pula bagi orang lain. Gunakan sebaik mungkin teknik tersebut untuk dapat lebih menikmati hidup. Usahakan memperbaiki, mengubah, dan mengatur ulang beberapa hal yang akan membuat kepribadian lebih terbuka dalam memahami dimensi waktu, sebab hasil terbesar dari sukses di dalam mengontrol waktu dan kehidupan tersebut adalah tercapainya kebebasan; b. Perencanaan yang baik. Membuat rencana sama halnya mencoba menghadirkan masa depan, dengan demikian dapat melakukan sesuatu untuk mewujudkan tujuan rencana tersebut mulai dari sekarang. Salah satu ciri rencana yang buruk adalah tujuannya kabur dan sulit dilaksanakan. Rencana yang baik senantiasa memiliki kejelasan dan banyak kemungkinan untuk diwujudkan. Seorang perencana yang baik bukan karena selalu memulai pekerjaannya dengan membuat rencana, tetapi karena menggunakan waktunya dengan sungguh-sungguh untuk menjalankan rencana tersebut. Semua rencana dalam daftar tidaklah bernilai sama, harus menyusun prioritas sesuai dengan kepentingannya. Kapan pun membuat daftar rencana, akhirilah dengan membuat skala prioritas yang berguna untuk memper­timbangkan mana yang terbaik dilakukan saat ini. Setiap rencana seyogianya dibuat secara tertulis untuk menghindari kemungkinan hanya menjadi impian belaka. Menuliskan rencana juga akan membantu dalam membuat keputusan yang lebih baik;    c. Tujuan hidup. Menuliskan pernyataan mengenai tujuan hidup akan sangat membantu menemukan apa yang sebenarnya ingin dilakukan, memotivasi diri serta menemukan strategi yang tepat dalam mengatur waktu dan pekerjaan. Tujuan hidup umumnya dinyatakan dalam kalimat singkat-padat karena merupakan pemerasan dari sekian banyak ide yang berseliweran. Selektif dalam menuang­kan tujuan tadi bisa menunjukkan prioritas yang menge­jutkan. Apabila menghadapi pilihan antara dua tujuan yang ber­tentangan, pertimbangkan bahwa prioritas sangat bisa diubah dan disesuaikan.  Untuk mengidentifikasi tujuan hidup, orientasinya pasti berbeda pada usia 5 tahun, 25 tahun, dan 65 tahun. Individu harus menjabarkan tujuan hidup yang representatif berdasarkan realitas kekinian atau perspektif kehidupan hari ini. Ketika pernyataan tujuan hidup tidak lagi ber­ubah-ubah atau mandek, harus memeriksanya secara periodik, karena sesungguhnya tujuan hidup itu akan terus berkembang selama masih hidup; d. Rencana dan jadwal setiap hari. Seberapa pun sibuknya kegiatan sehari-hari, harus menciptakan peluang untuk membuat rencana, khususnya mengenai penggunaan waktu. Gunakan saja 10 menit setiap harinya, dan apabila rencana tersebut membuahkan hasil, kehilangan waktu 10 menit tersebut tak akan sia­sia karena akan mendapatkan buahnya. Membuat perencanaan pagi atau malam hari tidak memiliki perbedaan yang signifikan yang penting harus bisa membuat perencanaan sama baiknya, pagi atau malam hari. Jangan lupa, lengkapi perencanaan dengan pen­jadwalan. Selain efektif untuk mengatur aktivitas, dengan penjadwalan tersebut berarti telah menyediakan waktu untuk mengerjakan prioritas yang diinginkan. Kekakuan dalam menyusun dan mengikuti apa yang dijadwalkan tanpa adanya variasi akan membuat pera­saan sangat dibatasi, hidup dalam kungkungan jam, dan penuh ketegangan. Seseorang harus menciptakan keseimbangan pelaksanaan antara waktu yang terjadwal dan tidak terjadwal. Hal ini akan membantu menjadikan hidup lebih longgar, meminimalisir hal-hal yang tak teratur, serta memiliki kesempatan memulai kegiatan lebih awal; e. Berani mengatakan tidak. Sesekali seseorang harus berani mengatakan “tidak” kepada orang lain untuk menghemat waktu. Penolakan tersebut harus disampaikan dengan luwes dan sopan agar tidak menyakiti orang lain. Memenuhi permintaan orang lain adalah sikap yang baik. Artinya, jika ingin berusaha menghargai orang lain dan waktunya, besar ke­mungkinan orang lain pun juga akan menghormatinya. Cara menolak permintaan orang lain agar tidak kecewa bisa dengan mengatakan bahwa sebenarnya saya sangat menghargai (memahami) betapa pentingnya permintaan tersebut bagi yang bersangkutan, tetapi saya terlalu sibuk untuk membantunya sekarang. Salah satu solusi menangani konflik prioritas, antara lain dengan berdiskusi untuk membuka inti permasalahan yang dihadapi masing-masing, sekaligus dapat saling bertukar ide dengan orang lain. Apabila terpaksa menunda suatu pekerjaan, tanyalah pada diri sendiri, "Apakah yang sebenarnya aku hindari?" Setelah itu cobalah menghadapinya dengan lebih bersungguh-sungguh apa pun yang dihindari tersebut.

              Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan melaksanakan manajemen waktu adalah : kontrol diri, perencanaan yang baik, tujuan hidup, rencana dan jadwal setiap hari dan berani mengatakan tidak.